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ARCHIVAGE EN ENTREPRISE : PROFITEZ DE L’ÉTÉ POUR FAIRE LE TRI & ARCHIVER


archivage et tri été


Mettre à profit la période estivale pour organiser vos archives peut contribuer à une gestion plus efficace et sécurisée de votre entreprise. En effet, une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale, laquelle varie selon la nature des papiers et les obligations légales. Ces durées de conservation sont déterminées soit par la loi, soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles l’administration est susceptible de procéder à des contrôles.

Il est crucial de respecter ces délais pour éviter tout risque de sanction. L’entreprise peut aussi choisir d’archiver les documents plus longtemps que la durée minimale légale, sauf s’ils contiennent des données personnelles, où des règles spécifiques de protection des données s’appliquent. Pour réaliser de manière sécurisée cet archivage, nous vous rappelons dans cette SOLUTIONS DECIDEUR les règles afin de trier vos documents en respectant les règles de conservation.



DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX

Type de document

Durée de conservation

Contrat ou convention conclu dans le cadre

d’une relation commerciale, correspondance

commerciale (papier ou électronique)

5 ans

Document bancaire (talon de chèque, relevé

bancaire, etc.)

5 ans

Garantie pour les biens ou services fournis

au consommateur

2 ans

Contrat conclu par voie électronique avec

un consommateur (à partir de 120 €)

10 ans à partir de la livraison ou de la

prestation

Contrat d’acquisition ou de cession de biens

immobiliers et fonciers

30 ans

Déclaration en douane

3 ans

Police d’assurance

2 ans à partir de la résiliation du contrat

Document relatif à la propriété intellectuelle

(dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)

5 ans à partir de la fin de la protection

Dossier d’un avocat

5 ans à partir de la fin du mandat


PIÈCES COMPTABLES

Type de document

Durée de conservation

Livre et registre comptable : livre journal,

grand livre, livre d’inventaire, etc.

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Pièce justificative : bon de commande, de

livraison ou de réception, facture client et

fournisseur, etc.

10 ans à partir de la clôture de l’exercice


DOCUMENTS FISCAL


Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.


Ce délai commence à partir de l’un des moments suivants :

  • Dernière opération mentionnée sur les livres ou registres

  • Date à laquelle les documents ou pièces ont été établis


Exemple : les éléments concernant les revenus de 2018, déclarés en 2019, doivent être conservés jusqu’à fin 2024.

Type d’impôts

Durée de conservation

Impôt sur le revenu (IR) et sur les sociétés (IS)

6 ans

Bénéfices industriels et commerciaux

(BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et

bénéfices agricoles (BA) en régime réel

6 ans

Impôts sur les sociétés pour les entreprises

individuelles, les sociétés à responsabilité

limitée (exploitations agricoles, sociétés

d’exercice libéral)

6 ans

Impôts directs locaux (taxes foncières, etc.)

6 ans

Cotisation foncière des entreprises (CFE:

CFE : Centre de formalités des entreprises)

et CVAE: CVAE : Cotisation sur la valeur

ajoutée des entreprises

6 ans

Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA: TVA : Taxe

sur la valeur ajoutée et taxes assimilées,

impôt sur les spectacles, taxe sur les

conventions d’assurance, etc.)

6 ans

NB : Les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).



DOCUMENTS SOCIAUX

Type de document

Durée de conservation

Comptes annuels (bilan, compte de résultat,

annexe...)

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Statuts d’une société, d’un GIE: GIE : Groupement d’intérêt économique ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)

5 ans à partir de la perte de personnalité

morale (ou radiation du RCS: RCS :

Registre du commerce et des sociétés)

Traité de fusion et autre acte lié au

fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)

5 ans

• Registre de titres nominatifs

• Registre des mouvements de titres

• Ordre de mouvement

• Registre des procès-verbaux d’assemblées

et de conseils d’administration

5 ans à partir de la fin de leur utilisation

Feuille de présence et pouvoirs

3 derniers exercices

Rapport du gérant ou du conseil d’administration

3 derniers exercices

Rapport des commissaires aux comptes

3 derniers exercices


Gestion du personnel

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail,

salaires, primes, indemnités, soldes de tout

compte, régimes de retraite.

5 ans

Document relatif aux charges sociales et à la

taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des jours de travail des

salariés sous convention de forfait

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

1 an

  • Observation ou mise en demeure de

l’inspection du travail

  • Vérification et contrôle du comité social et économique (CSE)

5 ans

Déclaration d’accident du travail auprès de la

caisse primaire d’assurance maladie

5 ans


NB : L’employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé et les 6 années suivantes.



Mieux vous informer, nous rapprocher de vous et encore mieux vous conseiller.

Nos spécialistes restent à votre écoute.

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